E-Mail ohne Pflichtangaben kann zur Abmahnung führen

Kaufleute müssen in ihren geschäftlichen E-Mails dieselben Angaben machen, wie auf einem Geschäftsbrief in Papierform. Das geht aus dem aktuellen Gesetz über das elektronische Handelsregister (EHUG) hervor, welches im Januar 2007 in Kraft trat.

Demnach sind E-Mails und konventionelle postalische Schreiben grundsätzlich als gleichwertig zu betrachten. Wer die neuen Vorschriften nicht einhält, dem drohen ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro und eine Abmahnung wegen unlauteren Wettbewerbs, die erhebliche Kosten nach sich ziehen kann. Das betrifft alle Kaufleute im Sinne des Handelsregisters.

Da viele Unternehmer die neuen Regelungen zu den Pflichtangaben im geschäftlichen E-Mail-Verkehr noch nicht kennen, dürften sowohl einige Abmahnvereine als auch viele Wettbewerber - mit dahinter stehenden, spezialisierten Rechtsanwälten - diese Unwissenheit ausnutzen.

Vorsicht ist auch dann geboten, wenn mittels einer E-Mail oder auf der Kontaktseite der Homepage um Antwort gebeten wird und die Antwort-E-Mail des Betriebes keine Pflichtangaben ausweist.

Die Neuregelung gilt für Geschäftsbriefe jeglicher Art, also auch für andere als E-Mails. Die Angaben müssen auf dem Geschäftsbrief deutlich lesbar sein. Darunter fallen:

• Allgemeine individuelle Geschäftskorrespondenz
• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Angebote an bestimmte Personen
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Reklamationen
• Gutschriften
• Quittungen
• Kündigungserklärungen usw.
• Ausnahmen bilden Briefe an eine unbestimmte Gruppe von Empfängern, wie Werbeanzeigen und Postwurfsendungen. Entsprechend sind auch E-Mails an einen unbestimmten Personenkreis keine Geschäftsbriefe - z. B. Werbe-E-Mails und Newsletter. In ihnen müssen die Pflichtangaben nicht eingehalten werden.

Elektronische und postalische Schreiben an Geschäftspartner und Kunden, müssen folgende Informationen enthalten:

• Name des Inhabers, Geschäftsführers, Vorstands- bzw. Aufsichtsratvorsitzenden
• Firmenbezeichnung und den Rechtsformzusatz,
• Sitz des Unternehmens,
• zuständiges Handelsregister mit Handelsregisternummer.

Eine angehängte Visitenkarte dürfte nicht ausreichen, weil sie nicht immer problemlos geöffnet werden kann.