Das BMF hatte bereits mit Schreiben vom 11.07.2019 eine Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) auf seiner Internetseite veröffentlicht. Dieses wurde jedoch wieder zurückgezogen, so dass weiterhin die GoBD in der Fassung vom 14.11.2014 galten. Nunmehr hat das BMF das Schreiben erneut veröffentlicht, das zum 01. Januar 2020 in Kraft tritt (Anlage 1).
Der ZDH, weist darauf hin, dass in der Neufassung u.a. folgende wesentliche Änderungen vorgenommen worden sind:
Anforderungen an die Aufzeichnungen für Kleinstunternehmen (Rz. 15)
Es erfolgte eine Ergänzung, dass bei Kleinstunternehmen (bis 17.500 € Jahresumsatz) die Unternehmensgröße bei den Anforderungen an die Umsetzung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten berücksichtigt werden soll.
Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (Rz. 39)
Die Ausführungen zur „Zumutbarkeit der Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls“ wurden aufgrund der Neuregelung des § 146 AO neu gefasst. Ferner wurde die Einzelaufzeichnungspflicht als Kriterium für die Wahrheit und Klarheit fortlaufender Aufzeichnungen aufgenommen (Rz. 26).
Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung (Rz. 50)
Unter bestimmten Voraussetzungen wird nicht beanstandet, wenn bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht werden. Zum einen wurde die gesetzliche Änderung des § 146 AO aufgenommen, nach der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind, zum anderen wurde die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen neu gefasst.
Ordnung bei der Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen (Rz. 55)
Neu aufgenommen wurde, dass eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch regelmäßig nicht zu beanstanden ist, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z.B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden, soweit die Kassensturzfähigkeit weiterhin gegeben ist.
Belegwesen (Rz. 64)
Neu aufgenommen wurde die Ergänzung, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen.
Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege (Rz. 76)
Auf die Speicherung bildhafter Originalbelege kann verzichtet werden, wenn das tatsächlich weiterverarbeitete elektronische Format über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt und den vollständigen Dateninhalt des Originalbelegs speichert; unter bestimmten Voraussetzungen muss auch die bildhafte Kopie von Ausgangsrechnungen nicht mehr aufbewahrt werden.
Elektronische Aufbewahrung – Bildliche Erfassung (Rz. 130 ff.)
Die Möglichkeiten zur elektronischen Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen in Papierform wurde um eine bildliche Erfassung erweitert. Damit kann auch eine fotografische Erfassung durch Smartphones, Multifunktionsgeräte oder Scannstraßen erfolgen. Eine solche bildliche Erfassung ist auch im Ausland zulässig.
Beschränkung des Datenzugriffrechts (Rz. 164)
Nach einem Systemwechsel kann der Datenzugriff der Finanzverwaltung nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, auf die Datenträgerüberlassung beschränkt werden. Dies gilt nur, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde.
Hinweis
Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden. Das BMF hat ebenfalls mit Schreiben vom 28.11.2019 ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht (Anlage 2). Mit diesem sollen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen eine Hilfeleistung bei der Datenträgerüberlassung erhalten.